Excel menyediakan banyak fungsi untuk menangani teks atau string dalam Cell. bahkan mengkonversi tipe data selain teks maupun membedakan apakah isi Cell berisi teks atau tidak, Excel sudah memikirkannya. Apalagi pada versi Microsoft Excel 2010 sudah ada 24 Formula atau fungsi yang disediakan. Ketika kita menginput nilai pada Cell, maka Excel dengan segera akan membedakan tipe data dari nilai yang dimasukkan ke Cell apakah bertipe data number (termasuk Date & Time), Formula, atau Teks. Pada Kesempatan ini, saya tidak akan menjelaskan fungsi satu per satu, tapi lebih pada penerapannya.
1. Membedakan Apakah Cell berisi Teks atau Tidak
2. Menampilkan Code Karakter
Setiap karakter yang kita lihat sebenarnya berasosiasi dengan nomor kode. untuk system windows Excel menggunakan Standar ANSI (American National Standards Institute) yang terdiri dari 255 karakter
contoh kita akan mengambil nilai ASCII dari sebuah karakter, maka kita menggunakan fungsi CODE, :
=CODE("A")
misalnya untuk menampilkan nilai A, maka kita dapat mengetikkan
=CHAR(65)
bisa juga dengan mengambil dahulu nilai ASCII dari sebuah karakter kemudian di konversi kembali ke Kode Karakter.
=CHAR(CODE("A"))
kitapun bisa menggunakan operasi aritmatika untuk menampilkan karakter sesuai operand yang ditambahkan, misalnya :
=CHAR(CODE("A")+32) 'akan mengembalikan huruf "a"
3. Membedakan Apakah Dua String identik atau sama
Kita bisa menggunakan logika persamaan (operator "=") untuk membedakan apakah nilai Cell A1 dengan Cell A2 sama atau berbeda nilainya. misalnya persamaan logikan
=A1=A2 ' akan mengembalikan nilai TRUE jika nilai keduanya sama, dan FALSE jikat tidak. fungsi sederhana ini tidak membedakan huruf besar atau kecil (Not Case Sensitive).
Berbeda dengan fungsi yang disediakan Excel yaitu fungsi EXACT. fungsi ini membedakan besar kecilnya huruf atau karakter (Case Sensitive). contohnya lihat gambar di bawah
4. Menggabungkan Dua atau Lebih Isi Cell
Excel menggunakan operator "&" untuk menggabungkan beberapa string. ini adalah cara sederhana, tetapi excel menyediakan fungsi khusus untuk menggabungkan beberapa string menjadi satu string yaitu dengan fungsi CONCATENATE.
misalnya nilai cell A1 adalah "cumiang" sedangkan nilai cell A2 adalah "native"
=A1&A2 'akan meghasilkan "cumiangnative"
=A1&" "&A2 'akan meghasilkan "cumiang native" dipisah dengan spasi
=A1&CHAR(44)&CHAR(44)&A2
'akan meghasilkan "cumiang,,native" Diikuti tanda koma (konversi CHAR(44))
=CONCATENATE(A1;A2;A3;B1)
'fungsi ini bisa mengambil hingga 255 argumen. tetapi menggunakan operator "&" adalah lebih sederhana.
5. Memformat Nilai Cell sebagai Teks
Pada dasarnya nilai yang kita ambil dari cell lain akan ditampilkan apa adanya, kecuali kita memformat cell sesuai yang diinginkan. tapi dengan fungsi TEXT kita akan memformat nilai langsung dari fungsi.
6. Menghitung Jumlah Karakter Sebuah String
Excel menyediakan fungsi LEN untuk menghitung jumlah karakter dalam sebuah string. Perlakuannya cukup sederhana. contoh :
Misalnya kita menghitung jumlah karakter didalam sebuah kata atau kalimat
"Native Base adalam Komunitas Belajar"
=LEN("Native Base adalam Komunitas Belajar") ' akan mengembalikan nilai 32 atau jumlah karakternya sama dengan 3
Selebihnya improvisasi sendiri yahh.....
5. Menampilkan Karakter atau String Secara Berulang
fungsi REPT mengulang menampilkan karakter atau string sesuai nilai jumlah perulangan yang diinput. jadi kita bisa membuat grafik sederhana dari karakter dengan font tertentu berdasarkan data yang ada. sebagai contohnya lihat gambar
lihat lagi gambar dibawah, kita membuat Text Histogram, jumlah persentase (variance) peningkatan real terhadap budget (persentase) kita ambil sebagai jumlah perulangan lalu ditampilkan dalam bentuk grafik (memanfaatkan font "Tekton Pro Cond").
untuk alamat cell F9 formula yang digunakan :
=IF(D9<0;REPT("N";-(ROUNDDOWN(D9;0)));"")
untuk alamat cell H9 formula yang digunakan :
=IF(D9>0;REPT("N";ROUNDUP(D9;0));"")
6. Mengisi Space Kosong String dengan Karakter
kita akan sedikit mengkombinasikan beberapa fungsi untuk memanipulasi isi Cell. Biasanya pada beberapa form Aplikasi perkantoran tidak ditampilkan seluruhnya angka (untuk menjamin sekuruti) hanya sebagian atau beberapa angka paling kanan yang ditampilkan. selebihnya diganti dengan karakter Asterisk (*) atau karakter (x). Formula yang akan kita buat adalah menggunakan 24 nomor (space kosong) dimana angka yang ditampilkan sesuai jumlah angka yang diinput
7. Menghilangkan Space kosong & Non-Printing Karakter pada Teks
Seringkali ketika kita mengimpor data ke dalam Worksheet Excel masih menyisakan space kosong yang berlebih pada data cell atau karakter yang tidak dapat tercetak ke printer. oleh karena itu Excel menyediakan dua Fungsi untuk mengatasi hal itu :
• Fungsi TRIM digunakan untuk menghapus space kosong daiantara dua string atau teks.sehingga menyisakan 1 spasi.
• Fungsi CLEAN digunakan untuk menghilangkan seluruk karakter Non-Printing atau karakter sampah
misalnya data pada cell A1 adalah =TRIM(" komunitas belajar ")
maka output yang dihasilkan menjadi " komunitas belajar".
8. Mengubah Besar Kecilnya Huruf Teks
ada beberapa fungsi yang disediakan, yaitu :
• UPPER --->> untuk mengubah teks menjadi UPPERCASE (huruf besar semua)
• LOWER --->> untuk mengubah teks menjadi LOWERCASE (Huruf kecil semua)
• PROPER --->> untuk mengubah huruf pertama menjadi huruf kapital
